Houd je administratie op orde en voorkom problemen

Als ondernemer ben jij verplicht om een administratie bij te houden en te bewaren. Sommige collega’s nemen dit soms niet zo serieus, maar dat kan hen duur komen te staan, zoals onlangs voor de rechter in Haarlem. Wat kun jij doen om risico’s te vermijden?

Administratieplicht

Als ondernemer moet je een administratie voeren. Hoewel de wet niet precies voorschrijft wat dit inhoudt, moet jouw financiële situatie, inclusief jouw fiscale verplichtingen, uit jouw administratie af te leiden zijn. Dit is belangrijk omdat je jouw belastingaangifte hierop moet baseren en bij een belastingcontrole moet de inspecteur jouw administratie kunnen gebruiken. Het ontbreken of gebreken in jouw administratie werkt niet in jouw voordeel.

Fiscale Verplichtingen

Naast het voeren van een administratie zijn er andere fiscale verplichtingen voor ondernemers. Je moet jouw administratie in principe zeven jaar bewaren, met uitzonderingen voor bijvoorbeeld onroerend goed waarvoor de bewaartermijn tien jaar is. Bij een belastingcontrole moet je inzicht geven in jouw administratie en eventuele kopieën toestaan.

Belastingonderzoek

In de betreffende zaak draaide het om een grillrestaurant. Tijdens een belastingonderzoek ontdekte de belastinginspecteur dat een deel van de administratie van het restaurant ontbrak. Hierdoor kon hij niet verifiëren of de aangiften die het restaurant had ingediend, correct waren. Als reactie op dit probleem legde de belastingdienst een “informatiebeschikking” op, waarin aanvullende informatie werd gevraagd. Het restaurant reageerde niet op deze informatiebeschikking en weigerde de gevraagde aanvullende informatie te verstrekken.

Waarom moet je dit altijd doen?

Als een informatiebeschikking wordt opgelegd en je niet voldoet aan het verzoek om informatie te verstrekken, heeft de belastingdienst het recht om een belastingaanslag op te leggen. Bovendien kan de bewijslast worden omgedraaid, wat betekent dat het aan de belastingbetaler is om te bewijzen dat de aanslag onterecht is. Dit is bijzonder moeilijk te doen zonder een gedegen administratie.

In dit specifieke geval ontving het grillrestaurant aanzienlijke naheffingen omdat de werkelijke omzet, zoals vastgesteld met behulp van informatie van een voormalige werknemer, aanzienlijk verschilde van wat in de aangiften was vermeld. Hoewel het restaurant beweerde dat de gecorrigeerde omzetten niet haalbaar waren met hun uitgaven en personeel, slaagden ze er niet in dit te bewijzen omdat ze niet over de benodigde administratieve gegevens beschikten.

Wat kun je hiervan leren?

Deze zaak benadrukt het belang van een nauwkeurige en volledige administratie bij te houden en om te voldoen aan informatieverzoeken van de belastingdienst om ernstige problemen en financiële gevolgen te voorkomen. Het grillrestaurant liep tegen aanzienlijke naheffingen aan omdat het niet aan deze verplichtingen voldeed, wat aantoont hoe cruciaal dit is voor ondernemers.

Hulp nodig?

Wil je meer informatie of tips over hoe je jouw administratie goed op orde kan houden? Ons team staat klaar om je te helpen! Je kunt contact met ons opnemen via 071 890 6066 of info@vanzaken.nl.

Bron: Tips & advies